Vedtægter

Danmarks Egnsarkiver er en sammenslutning af foreningsdrevne egnsarkiver og lokalhistoriske samlinger, der drives på frivillig basis, og hvor arbejdsområdet er indsamling, registrering, bevaring og formidling af lokalområdets historie.

§ 1 Foreningens navn
Foreningens navn er “Danmarks Egnsarkiver”, herefter betegnet DEA

§ 2 Foreningens formål
DEAs formål er at:

DEA skal søge at nå sit mål ved blandt andet at:

  1. Arrangere uddannelse og kurser, medlemsmøder og netværk.
  2. Lave fælles PR- og lobbyvirksomhed for sine medlemmer.
  3. Indgå samarbejder med andre foreninger, organisationer, offentlige myndigheder, fonde, firmaer og enkeltpersoner.
  4. Formidle arkiverings- og registreringsmaterialer.
  5. Tilbyde EDB registreringsprogrammer.
  6. Oprette og vedligeholde en hjemmeside for DEA

§ 3 stk. 1 Medlemmer
Som ordinære medlemmer kan optages selvstændige egnsarkiver og lokalhistoriske samlinger, som drives ved frivillig virksomhed, og som er offentligt tilgængelige. Betingelser for optagelse i DEA:
Egnsarkivet indsamler lokalhistorisk materiale i form af arkivalier m. v. fra sit specifikke lokalområde. Egnsarkivet garanterer, at der minimum er offentlig adgang til arkivet i en bekendtgjort månedlig åbningstid og efter aftale. Hvis særlige forhold gør sig gældende, kan DEA i ganske særlige tilfælde fravige ovenstående åbningstider i et nærmere fastsat begrænset tidsrum. At brug af egnsarkivet sker under opsyn, så tilgængelighedsregler og gældende lovgivning overholdes. At egnsarkivet stedse arbejder for optimal opbevaring, journalisering og registrering af arkivalierne. At det af vedtægter klart fremgår, hvem der har ansvar for egnsarkivets drift. At det garanteres, at egnsarkivets samling forbliver i offentlig eje eller at det på anden måde sikres, at arkivalierne aldrig kan afhændes, men bevares offentligt tilgængelige. Det enkelte arkiv, som er tilsluttet, indsender sine vedtægter til orientering for sammenslutningens bestyrelse.
Ansøgning om ordinært medlemskab sendes til DEAs bestyrelse, som behandler ansøgningen. Ansøgningen skal være vedlagt dokumentation, der godtgør, at minimumskravene overholdes.

§ 3 stk. 2 Ekstraordinære medlemmer
Arkiver, institutioner og samlinger, der indsamler og formidler materiale af historisk interesse, men ikke opfylder kravene til ordinært medlemskab, kan optages som ekstraordinære medlemmer og kan deltage i generalforsamlingen uden stemmeret. Ansøgning om ekstraordinært medlemskab sendes til DEAs bestyrelse, som behandler ansøgningen. DEAs medlemmer høres om ansøgningen, inden en eventuel optagelse besluttes.

§ 3 stk. 3 Støttemedlemmer
Enkeltpersoner kan blive støttemedlemmer. Disse har ikke stemmeret på generalforsamlingen. Ansøgning om støttemedlemskab sendes til DEAs bestyrelse, som behandler ansøgningen.

§ 3 stk. 4 Eksklusion
Medlemmer, som på en eller anden måde modarbejder foreningens virke, kan efter enstemmig bestyrelsesbeslutning ekskluderes af foreningen.

§ 3 stk. 5 Udmeldelse
Udmeldelse skal ske skriftligt til DEAs formand senest en måned før kalenderårets udgang.

§ 4 stk. 1 Foreningens ledelse
DEA ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer valgt på generalforsamlingen. Valgperiode: 2 år. Efter tur afgår 3 bestyrelsesmedlemmer på ulige årstal og 2 medlemmer på lige årstal. Første gang efter lodtrækning. Der vælges 2 suppleanter hvert år. Suppleanterne kan indbydes til at deltage i bestyrelsesmøderne uden stemmeret. Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Der afholdes mindst 4 bestyrelsesmøder årligt. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Foreningen forpligtes ved underskrift af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formanden. Bestyrelsen kan give enkeltpersoner prokura.
Bestyrelsen kan nedsætte faste eller midlertidige udvalg til varetagelse af specifikke opgaver.

§ 4 stk. 2 Regnskab og revision
Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet revideres af 2 revisorer, valgt af generalforsamlingen for 2 år ad gangen, således at der efter tur afgår 1 revisor hvert år. Der vælges 1 revisorsuppelant for 1 år ad gangen.

§ 5 Generalforsamling
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af juni måned. Indvarsling skal ske med mindst 4 ugers varsel ved meddelelse til med-lemmerne vedlagt dagsorden, beretning og revideret regnskab. Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen, og udsendes til medlem-merne senest 8 dage før generalforsamlingen.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed
  3. Aflæggelse af revideret regnskab
  4. Indkomne forslag
  5. Fastsættelse af kontingent for det kommende år.
  6. Kommende arbejdsopgaver
  7. Valg til bestyrelse
  8. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter
  9. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant
  10. Eventuelt

Hvert ordinært medlemsarkiv har én stemme. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Ved indtegningen til generalforsamlingen udleveres stemmekort til én repræsentant fra hvert mødt ordinært medlemsarkiv. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. Afstemninger skal foregå skriftligt, såfremt én medlemsforening fremsætter krav herom. Valgbare er personer, der er tilknyttet et ordinært medlemsarkiv, og som fungerer som aktiv medarbejder, leder eller bestyrelsesmedlem.
På generalforsamlingen fremlægges forslag til arbejdsopgaver fra medlemmer og bestyrelse.

Der skal så vidt muligt være et fagligt arrangement i forbindelse med generalforsamlingen.

§ 6 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling finder sted, når bestyrelsen finder anledning hertil, eller når en tredjedel af medlemskredsen har fremsat skriftlig begæring herom. I sidstnævnte tilfælde afholdes generalforsamlingen snarest muligt og senest 6 uger efter begæringens modtagelse.

§ 7 Vedtægtsændringer
Ændring af nærværende vedtægter kræver, at 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer herfor. I modsat fald skal forslaget vedtages med almindelig stemmeflerhed på en ekstraordinær generalforsamling, der tidligst kan afholdes efter et forløb på 4 uger.

§ 8 Hæftelse
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler således ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.

§ 9 Foreningens opløsning
Opløsning af DEA kan kun ske efter vedtagelse på to på hinanden følgende generalforsamlinger, der afholdes med mindst 4 ugers mellemrum. Ved begge generalforsamlinger skal der være 2/3 tilslutning af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer til forslaget. DEAs eventuelle formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter den opløsende generalforsamlings beslutning.

Således vedtaget på den stiftende generalforsamling den 2. juni 2007

Hans Jensen
Dirigent